Kaine

Wie oft haben Leute Probleme die Aufgaben ihres Lebens zu bewältigen. Je nach Umfeld kommen dort verschiedene Dinge zusammen. Doch leider machen viele Leute sich das Leben unnötig schwer, mit nur ein wenig Organisation ist es so viel einfacher die Aufgaben effektiv zu bewältigen und nicht hoffnungslos in Arbeit zu ersticken um sich dann nur zu fragen wo die Zeit geblieben ist.

Überlegen wir also einmal was benötigt wird um etwas mehr Ordnung in das Leben zu bringen:

Kalender:

Einer der wichtigsten Bausteine überhaupt, doch selbst so etwas offensichtliches wie ein Kalender wird nicht von allen genutzt. Termine werden als Notizen (wenn überhaupt) im Zimmer verteilt in der Hoffnung man würde sie genau dann finden wenn man ihn braucht. Nicht nur das dies meist nicht klappt, es kostet auch Zeit ständig nach unsortierten Zetteln zu suchen oder sich ständig Gedanken darüber zu machen was nächste Woche oder morgen anliegt. Abhilfe schafft hier ganz klar ein Einfacher Kalender. Genug Platz um dort die Termine zu sortieren und zu hinterlegen. Ich persönlich bevorzuge Tageskalender. Da ich durch Studium regelmäßig wechselnde Termine habe und diese sich stündlich ändern können. Ein Wochenkalender hätte dort kaum die Möglichkeit alles zu hinterlegen.

Notizbuch:

Noch ein wichtiges Utensil, wer im laufe des Tages neue Aufgaben bekommt sollte diese nicht im Kopf behalten sondern möglichst schnell zu Papier bringen. Das spart Zeit und hält den Kopf frei. Notizbücher gibt es in allen Variationen und formen. Ich persönlich bevorzuge Moleskine (plain large) für Notizen. Neben Notizen ist es dort auch möglich Projekte und Aufgaben zu verwalten und Informationen zusammen zu halten. So hat man ständig die Kontrolle über alles was in der nächsten Zeit auf einen zu kommt. Und da ich öfters Ideen außerhalb der 4 Wände habe macht es sinn ein Notizbuch ständig mit sich herum zu führen.

Aus der Notwendigkeit eines Notizbuchs geht natürlich auch ein bestimmtes System hervor. Als Oberbegriff nenne ich hier einfach mal GTD (Getting things done) mit Hilfe von to do Listen. Die ohne Probleme in einem Notizbuch hinterlegt werden können. Für Projekte oder ähnliches reicht eine Inhaltsliste und dann einige Seiten zum schreiben.

Stifte:

Ist natürlich notwendig, aber ist auch eins der Dinge die jeder persönlich entscheiden muss. Was aber für alle Stifte gelten sollte: Er sollte schnell trocknen, handlich sein und ggf etwas sein womit man gerne schreibt. Dieses “gerne schreiben” hat den Hintergrund das gerade Leute die es nicht gewöhnt sind ständig Notizen zu machen vielleicht dadurch einen kleinen Motivationsschub bekommen.

So das sind schon mal die absoluten basics. Im laufe des Artikels werden noch einige Individuelle Dinge hinzugefügt.

Also weiter geht es, nun nachdem wir wissen das Termine im Notizbuch platz finden. Müssen wir uns überlegen wie wir nun diese übertragen in den Kalender. Dafür bietet es sich an morgens oder abends eine feste Zeit einzuplanen, in dieser Zeit werden die unerledigten to do’s durchgesehen und überlegt wie man diese in der nächsten Zeit unterbringen kann. Anstehende Geburtstage können einfach eingetragen werden und von der Liste gestrichen werden. Für Aufgaben wie Projekte sollten Überlegungen angestellt werden in welche Blöcke man diese sinnvoll unterteilen kann. Dabei ist es wichtig sich nicht zu viel auf einmal aufzubürden sondern lieber kontinuierlich zu arbeiten. Diese Unterpunkte können dann in den Kalender wandern. Durch diesen ersten einfachen Schritt ist es nun möglich konzentrierter zu arbeiten und Aufgaben zu erledigen. Keine Verschwendung mehr für Gedanken wie “was muss ich für morgen vorbereiten?”. Solche Fragen stellen sich einem sonst einfach zu häufig. Durch eine einfache to do Liste und einen Kalender minimiert sich das ganze auf wenige Minuten am Tag.

Als nächster Punkt ist es sinnvoll eine Art Inbox zu führen (einfach eine “echte” Box). In dieser können neu ankommende Arbeiten zwischengelagert werden. Darunter gehören dann so Dinge wie Briefe oder ähnliches. Diese können dann regelmäßig abgearbeitet werden. Dabei wird entschieden nach dringlichkeit, neue Zeitschriften müssen ja vielleicht nicht am gleichen Tag gelsen werden. Rechnungen allerdings haben meist ein festes Zeitlimit. Daher wandern Zeitschriften Beispielsweise ziemlich zügig aus der Box und werden einfach behandelt als Aufgaben die in “naher Zukunft” zu erledigen sind. Einladungen zum Beispiel sind normale Termine. Manchmal benötigen Sie eine kurze Sonderbehandlung (Bestätigung oder ähnliches) diese sollte sofern Sie innerhalb von 10 Minuten zu erledigen ist sofort bewältigt werden. Eine Planung für eine solche Aufgabe währe mehr als sinnlos. Allerdings wandert natürlich der Termin in den Kalender.

Durch dieses Inbox verfahren hat man seine zu erledigenden eingehenden Aufgaben immer kontrolliert an einem Fleck. Kein problem mehr mit verschollenen Rechnungen oder Briefen. Ein Ablagesystem für eingehende Briefe und ähnliches ist dann wieder jedem selbst überlassen. Um eine Bezahlte Rechnung dann beispielsweise wegzuheften in Order oder ähnliches. Natürlich wird in der Zeit des Internets E-Mail immer wichtiger, deswegen ist auch hier eine solche Unterteilung sinvoll!

Da nun Projekte und Aufgaben immer einen sicheren Platz haben ist es Zeit sich um selbige regelmäßig zu kümmern. Wichtig dabei ist immer den Überblick zu behalten. Wer regelmäßig Notizen schreibt und seine Termine einträgt hat abhängig von der Menge ziemlich schnell einen Haufen von Informationen die es zu bewältigen gibt. Dabei helfen regelmäßige Rituale. Jede erledigte Aufgabe sollte im Notizbuch gekennzeichnet werden. Dies sollte möglichst Zeitnah geschehen. Weiter ist es wichtig versäumtes auf dem Kalender neu zu datieren. Da es ja offensichtlich nicht erledigt wurde. Am Ende des Tages können so die Aufgaben noch einmal durchgesehen werden und gleichzeitig nochmal wichtige Notizen im Kalender eingetragen werden. Nun ist es möglich den Abend vorher deutlich zu sehen was für Morgen geplant ist und was wann erledigt werden muss. Ohne sich den Tag über Gedanken zu machen wann etwas gemacht werden muss und ob man auch wirklich alles hat. Neben den abendlichen überlegungen ist 1 mal die Woche eine Planung für die nächste Woche sehr wichtig. Zeitlich wäre zum Beispiel der Sonntag ideal. An diesem Tag können wichtige Aufgaben die für die nächste Woche erledigt sein müssen aufgeholt werden. Außerdem ist es nun Zeit sich gedanken zu machen über Aufgaben der nächsten Woche. Geburtstage und andere Termine kommen so nicht erst den Abend vorher in den Kopf und wirken nicht als Überraschung.

Wichtig ist also vorallem das zusammenspiel der Notizen mit dem Kalender, einen Geburtstag einzutragen ist schön. Allerdings macht es wenig Sinn dann zu vergessen das noch ein Geschenk gekauft werden muss. Nach einiger Zeit entwickelt man aber ein gewisses Feingefühl für diese Art der Notizen.

Vorlalem ist es wichtig das sich jeder selber gedanken über sein System macht. Wichtiger bestandteil ist immer ein Notizbuch für unterwegs und ein Kalender. Aber wie er nun genau die Umsetzung angeht ist einfach von zu vielen Randpunkten abhängig. Jedes leben ist unterschiedlich und so sollten es auch die Systeme sein. Wer regelmäßig neue Projekte hat wird sich freuen in seinem Notizbuch endlich platz für solches zu finden. Wer allerdings kaum mit solchen Projekten zu tun hat wird dies wohl eher nicht brauchen dafür aber vielleicht eine bessere Übersicht über Fitness Studio Einheiten oder ähnliches. Genau so individuell wie das leben kann auch das System sein. Wichtig ist also das man einfach den Schritt macht und anfängt darüber nachzudenken etwas zu verändern. Gerade diese kleinen Schritte ermöglichen es einem einfach mehr Kontrolle über seine Zeit zu gewinnen und vorallem so mehr Zeit zu haben …